|
Numune Kabul Ve Muhafaza Talimatı
TA1503.006-Rev.01-01-13/05/2008
1.0 AMAÇ
Bu talimatın amacı;
laboratuvarımıza gelen numunelerin kontrolü, kabulü, muhafaza şartlarını ve
sonuçların raporlanmasına kadar geçen süreci tanımlamak bu çalışmaları
yapacak personelin çalışma yöntemlerini ve sorumluluklarını belirlemektir.
2.0 KAPSAM
Burdur İl Kontrol Laboratuvar Müdürlüğü Kalite
Yönetim Sistemi dahilindeki tüm deney numunesinin kontrolü, kabulü veya
reddi ile ücret tahsilinden analiz sonuçların Numune Kabul ve Rapor
Düzenleme Şefliği’ne gönderilinceye kadar ki süreci içine alan çalışmalar
ve numune(ler)in analizden sonra arta kalan kısımlarının iadesi yada imhası
bu talimat kapsamındadır. Bu talimat; Müdürlüğümüze çeşitli yollarla
(kargo, kurye, posta ...vb.) ve amaçla (denetim, özel istek,...vb.) analiz
için getirilen ya da gönderilen numuneleri kapsar. Genel Müdürlükçe
görevlendirildiğimiz proje çalışmaları için Müdürlüğümüz elemanlarınca
çeşitli yollarla temin edilen numuneleri kapsamaz.
3.0
3.0
3.0 TANIMLAR
4.1
4.1
4.1
İç Ambalaj: Gıda maddesiyle doğrudan temasta olsun ya da olmasın, bir
birim olarak tüketiciye sunulmak üzere gıda maddesinin üretim sırasında
içine konulduğu engelleme malzemesi ve ambalajını ifade eder.
3.1
3.1
3.1 Dış Ambalaj: Gıda
maddesinin iç ambalajlı veya ambalajsız olarak tüketiciye sunulmak üzere
birden fazla birim halinde, üretimi sırasında içine konulduğu engelleme
malzemesi ve ambalajını ifade eder.
4.0 İLGİLİ
DOKÜMANLAR
4.1 DK1501.002 TS
EN ISO/IEC 17025/Aralık 2005 Madde 5.8
4.2 DK1501.010 Türk Gıda Kodeksi Yönetmeliği
4.3 DK1503.011 Gıda ve Gıda İle Temasta Bulunan Madde Mlz.Kont. Talimatı
4.4 PR1503.001 Doküman Kontrol
Prosedürü
4.5 PR1503.002 Kayıtların
Kontrolü Prosedürü
4.6 PR1503.003 Eğitim Prosedürü
4.7 PR1503.005 Müşteriye Hizmet Prosedürü
4.8 PR1503.006 Numune Kabul,
Muhafaza ve Raporlama Prosedürü
4.9 TA1503.007 Muayene ve Analiz Rp.ve Faaliyet Rp. Hazırlama Talimatı
4.10 FR1503.017 Müşteri
Görüşmeleri Kayıt Formu
4.11 FR1503.023 Analiz Talep Formu
4.12 FR1503.024 Genel Numune Kayıt Defteri
4.13 FR1503.025 Numune Bilgilendirme Formu
4.14 FR1503.026 Bölüm Numune Kayıt Defteri
4.15 FR1503.027 Analiz Defteri
4.16 FR1503.028 Analiz Sonuçları Bildirim Formu
4.17 FR1503.029 Numune İade Tutanağı (Analiz Öncesi)
4.18 FR1503.030 Numune İmha Tutanağı
4.19 FR1503.031 Numune İade Tutanağı (Analiz Sonrası)
4.20 Lİ1503.005 Analizler Listesi
4.21 Lİ1503.006 Analiz Ücretleri Listesi
5.0 DETAYLAR
5.1
5.1
5.1
Laboratuvarımıza analiz amaçlı olarak
gelen numuneler, Numune Kabul ve Rapor Düzenleme Şefliği’ne intikal
ettirilir ve burada öncelikle numunenin analize uygunluk, yeterlilik
kontrolü yapılır.
5.2
5.2
5.2
Laboratuvarımıza getirilen numune(ler)de,
numuneyi getirenin talep ettiği analiz(ler)in neler olduğu Numune Kabul ve
Rapor Düzenleme Şefliği personeli tarafından sözlü olarak öğrenilir.
Müşteriler numunelerini getirmeden önce telefonla da bu görüşmeyi
yapabilirler. Yapılan bu görüşmeler “Müşteri Görüşmeleri Kayıt Formu”na
kaydedilir.
5.3
5.3
5.3
Numune Kabul ve Rapor Düzenleme Şefliği
personeli; talep edilen analiz(ler)in laboratuvarımız tarafından
yapılabilir olup olmadığı laboratuvar şefleri tarafından beyan edilen ve
Kalite Yönetim Birimi tarafından bir sureti “Kontrollü Kopya” olarak Numune
Kabul ve Değerlendirme Şefliği’ne teslim edilen “Analizler
Listesi”nden kontrol eder.
5.4
5.4
5.4
Analizler listesinde; analizin ve ürünün
adı, yöntem / metot, metot kaynağı, analiz için gerekli minimum numune
miktarı ve normal koşullardaki analiz süreleri bulunur. Analiz listelerinde
belirtilen metotlar, laboratuvarımızca uygulanabilir durumdadır.
5.5
5.5
5.5
Analiz listelerinin hazırlanması,
yenilenmesi, kullandıkları analiz metotlarının güncelliğinin ve
geçerliliğinin takibinden, kimyasal madde ve malzeme stoklarının
kontrolünden, ilgili laboratuvar
şefleri sorumludur. Her laboratuvar şefi hazırladığı listeye “Doküman
Kontrol Prosedüründe” belirtilen bölüm kod numaralarını kullanarak bir
kodlama yapar.
5.6
5.6
5.6
Talep edilen analiz(ler)in
laboratuvarımızca karşılanıp karşılanamama durumu Numune Kabul ve Rapor
Düzenleme Şefliği personeli tarafından mevcut listeler kullanılarak gözden
geçirilir.
5.7
5.7
5.7
Daha önce laboratuvarımızda yapılmış olan
analizlerin haricinde ilk kez yapılması talep edilen analiz(ler) için, analiz(ler)in
yapılacağı laboratuvar şefi ile Numune Kabul ve Rapor Düzenleme Şefliği
personeli irtibata geçerek durumu bildirir. Bunun üzerine ilgili
laboratuvarın şefi analiz hakkında metot, cihaz, sarf malzemesi ve süre
konularında gerekli araştırmaları yaparak analizin yapılabilirlik durumu
hakkında Numune Kabul ve Rapor Düzenleme Şefliği’ne bilgi verir.
5.8
5.8
5.8
Müşterinin talepleri doğrultusunda
yapılan karşılıklı görüşme sonucunda; müşterinin istediği analiz metodu ve
analiz süresi ile Numune Kabul ve Rapor Düzenleme Şefliği tarafından,
analizler listesi ve ilgili laboratuvar şefliğinin verdiği bilgilere göre
teklif edilen, laboratuvarımız tarafından yapılabilir durumda olan analiz
metodu, süresi ve özel istek numunelerinde ile ihracat numunelerinde ücreti
konusunda müşteri bilgilendirilir.
5.9
5.9
5.9 “Analiz Ücretleri Listesi” Döner
Sermaye Sayman Mutemedi tarafından hazırlanarak Kalite Yönetim Birimi’ne
teslim edilir. Bu listenin bir sureti müşterilerin bilgilendirilmesi
amacıyla Kalite Yönetim Birimi tarafından Numune Kabul ve Rapor Düzenleme
Şefliği’ne “Kontrollü Kopya” olarak teslim edilir.
5.10
5.10
5.10 Analiz ücretleri listesinin hazırlanması, güncelliğinin
takip edilmesi ve yenilenmesi Döner Sermaye Sayman Mutemedinin
sorumluluğundadır.
5.11
5.11
5.11
Kontroller
5.11.1
5.11.1 5.11.1 Dış
Ambalaj Kontrolü: Posta veya kargo yolu ile gönderilen numunelerin
dış ambalajlarının kontrolüdür. Bu yolla gelen paketlerin içinde numune
olduğu biliniyor ise ambalaj Numune Kabul ve Rapor Düzenleme Şefliği
tarafından açılır. Kargo ile gelen numunelerin kargo numarası, numunenin
kabulünden sonra “Genel Numune Kayıt Defteri”ne kaydedilir. Ambalajda;
kırık, çatlak, yırtık, delik, ...vb. hasar bulunmamalıdır. Dış ambalaj
üzerinde hasar mevcut ise bu hasarın iç ambalajı etkileyip etkilemediği
kontrol edilir. Ambalaj açılırken ambalajın üzerindeki bilgilerin zarar
görmemesine özen gösterilir. Dış ambalaj üzerinde bulunan ve analiz için
gerekli olan bilgi var ise ve bu bilgiler zarar görmüş ise iç ambalaj
kontrol edilerek eksik bilgilerin buradan temini sağlanır. Bu mümkün değil
ise numuneyi gönderen bilgilendirilerek durum düzelene kadar numune bekletilir.
5.11.2
5.11.2 5.11.2 İç
Ambalaj Kontrolü: Numunenin doğrudan temas ettiği bu ambalajlarda
kırık, çatlak, delik, yırtık bulunmamalı, kavanozların kapaklarının sıkıca
kapalı olması gerekmektedir. Özel istek numunelerinde, eğer yapılması
istenilen analiz(ler) arasında mikrobiyolojik analizler mevcutsa ve numune
orijinal ambalaj dışında bir ambalajda ise, analizin sıhhati açısından
numunenin içine konduğu kabın steril olup olmadığı numune sahibine sorulur.
Eğer steril değil ise numune sahibinin de uygun görüşü alınarak numune iade
edilir. İç ambalaj üzerinde bilgi mevcut ise bu bilgilerin zarar görüp
görmediği kontrol edilir. İç ambalaj üzerinde bulunan ve analiz için
gerekli olan bilgi var ise ve bu bilgiler zarar görmüş ise dış ambalaj
kontrol edilerek eksik bilgilerin buradan temini sağlanır. Bu mümkün değil
ise numuneyi gönderen bilgilendirilerek durum düzelene kadar numune
bekletilir. İç ambalajlar Numune Kabul ve Rapor Düzenleme Şefliği
tarafından açılmaz.
5.11.3 5.11.3 5.11.3 Mühür
Kontrolü: Resmi yolla Müdürlüğümüze gönderilen numunelerin
mühürlü ve mührünün bozulmamış olmasına dikkat edilir. Mühür numarası var
ise numunenin kabulünden sonra “Genel Numune Kayıt Defteri”ne bu numara
kaydedilir.
5.11.4 5.11.4 5.11.4 Sıcaklık
Kontrolü: Laboratuvara gelen numunelerin sıcaklık kontrolleri
Numune Kabul ve Rapor Düzenleme Şefliği çalışanları tarafından İnfrared
termometre yardımıyla yapılır. Soğukta muhafaza edilmesi gereken ( soğuk
zinciri ) numunelerin 0 ile +40C, dondurulmuş ürünlerin -180C veya daha düşük sıcaklıkta olması
gerekmektedir. Oda sıcaklığında ( +200C ) yada daha yüksek
sıcaklıklarda muhafaza edilmesinde sakınca bulunmayan ve/veya sıcaklık
hassasiyeti olmayan numunelerin de sıcaklık kontrolleri yapılarak,
numunenin kabulünden sonra “Genel Numune Kayıt Defteri”ne kaydedilir.
Sıcaklık ölçümü; numune kapalı ambalajda ise orijinal ambalajını bozmayacak
şekilde veya numuneye zarar vermeyecek şekilde yüzey sıcaklığı ölçümü
şeklinde yapılır. Belirtilen bu sıcaklık derecelerinde meydana gelebilecek
sapmalar olması durumunda veya numune tutanaklarında belirtilen sıcaklıklar
ile ölçülen sıcaklıklar arasında farklılıklar olması durumunda, yönetim ve
analizin yapılacağı laboratuvar şefleri haberdar edilerek uygun görüş
alındıktan sonra numune kabul edilir. Aksi takdirde numune kabul
edilmeyerek iade edilir.
5.11.5
5.11.5 5.11.5
Miktar Kontrolü: Müdürlüğümüze gelen numunelerin istenilen analizlere
yetecek miktarda ve sayıda olup olmadığı kontrol edilir. Denetim ve İhracat
amaçlı olarak gelen numunelerin “Türk Gıda Kodeksi Yönetmeliği” ‘nde
belirtilen miktarlara uygun olması gerekir. Özel istek numunelerinde ilgili
mevzuata göre değerlendirme yapılması istenirse mikrobiyolojik analizler
için gerekli olan n5 , n10 gibi değerlendirme kriterleri dikkate alınır.
Analizler için gerekli minimum numune miktarları Laboratuvar Şefleri
tarafından Numune Kabul ve Rapor Düzenleme Şefliğine yazılı olarak
bildirilir.
5.11.6
5.11.6 5.11.6
Analize Uygunluk Kontrolü: Analize alınacak numunelerin; dış bakı ile bozulmuş, bütünlüğünü
kaybetmiş, kokuşmuş...vb. olmaması gerekir. Yapılan tüm bu kontrollere
rağmen kapalı iç ambalajda bulunan numunelerin analiz sırasında açıldığında
dış bakı ile anlaşılamayan ve analiz sonucunu etkileyecek kusurları tespit
edildiğinde numuneyi gönderen bilgilendirilir ve iade edilir. Tüm bu kontrol maddelerinin tamamından uygun
sonuç alındıktan sonra evrak kontrolüne geçilir.
5.11.7
5.11.7 5.11.7
Evrak Kontrolü: Müdürlüğümüze intikal eden numuneler 4 ana gruba ayrılır.
5.11.7.1 5.11.7.1 5.11.7.1 Denetim Numunesi: İl Tarım
Müdürlükleri tarafından resmi yazı ile Denetim amacıyla Müdürlüğümüze
gönderilen numunelerdir.
5.11.7.2 5.11.7.2 5.11.7.2 İhracat Numunesi: İl Tarım
Müdürlükleri tarafından resmi yazı ile İhracat amacıyla Müdürlüğümüze
gönderilen numunelerdir.
5.11.7.3 5.11.7.3 5.11.7.3 Özel İstek Numunesi: Şahıslar
tarafından veya Kamu Kurum/Kuruluşları tarafından mevcut mevzuat ve
teknolojiye uygunluğunun tespiti amacıyla Müdürlüğümüze getirilen /
gönderilen çeşitli gıda, yem, su, ...vb. numunelerdir.
5.11.7.4 5.11.7.4 5.11.7.4 Diğer Numuneler: Yukarıda
belirtilen maddelerin kapsamına girmeyen numuneler (örneğin
Tübitak-Yeterlilik Testi , İl Tarım Müdürlükleri tarafından gönderilen İzleme Planı numuneleri
...vb. ) bu başlık altında değerlendirilir.
5.11.8
5.11.8 5.11.8
Numune Kabul ve Rapor Düzenleme
Şefliğince numunenin yukarıda tanımları yapılan 4 ana gruptan hangisine
girdiği tespit edilerek gereken evraklar belirlenir.
5.11.9
5.11.9 5.11.9
Denetim ve İhracat numunelerinde resmi
yazı, numune alma tutanağı ve numune etiketi; özel istek numunelerinde
“Analiz Talep Formu” (dilekçe), diğer numunelerde ise resmi yazının numune
ile birlikte bulunması gereklidir.
5.11.105.11.105.11.10Denetim ve ihracat numunelerinin gönderildiği evraklar “Gıda
ve Gıda İle Temasta Bulunan Madde Malzemelerin Kontrolü Talimatı”
esaslarına uygun olmalıdır.
5.11.115.11.115.11.11Özel istek numunelerinde matbu “Analiz Talep Formu”
doldurulur. Numune sahibi isterse kendi yazdığı dilekçe ile de
başvurabilir. Bu dilekçede Analiz Talep Formu’nda bulunan bilgilerin
eksiksiz olarak bulunması gereklidir. Dilekçede bulunmayan bilgiler Muayene
ve Analiz Raporları’ nda “Yok” ifadesi yazılarak bulunmadığı belirtilir.
Aynı dilekçe ile farklı dosyalara ait numuneler gelir ise dilekçenin ya
fotokopisi çekilerek ilgili dosyalara iliştirilir ya da ayrı ayrı dilekçe
alma yoluna gidilir.
5.11.125.11.125.11.12Diğer numunelerde (İl Tarım Müdürlükleri tarafından
gönderilenler hariç) resmi yazı vb. bulunması yeterlidir. Yazıda matbu
Analiz Talep Formu’nda bulunan bilgilerin eksiksiz olarak bulunması
gereklidir. Resmi yazı vb.de bulunmayan bilgiler Muayene ve Analiz
Raporları’ nda “Yok” ifadesi yazılarak bulunmadığı belirtilir.
5.11.135.11.135.11.13Görülen eksiklikler tamamlanabilecek şekilde ise durum
düzelene kadar numune teknolojisinin gerektirdiği koşullarda ve güvenli bir
ortamda bekletilir. Bu amaçla Numune Kabul ve Rapor Düzenleme Şefliği
çalışma odası kilitli tutulmakta olup, var ise numune ile birlikte verilmiş
olan taşıma talimatlarına uyulur.
5.11.145.11.145.11.14Numunenin eksikliklerinin giderilmesi için beklenmesi analiz
sonuçlarını olumsuz etkileyeceği durumlarda ambalaj, mühür, sıcaklık ve
miktar kontrolleri olumlu sonuçlandıktan yada bu kontrollerde tespit edilen
olası uygunsuzluklar ilgililere belirtildikten sonra vakit geçirilmeden giderilmiş
ve evraklarda yapılması istenen analizler açıkça belirtilmiş, ise numune
bekletilmeden analize alınır. Evrak eksikliği var ise analizler sonucunda
durum düzelene kadar numuneye ait rapor hazırlanmaz, bekletilir.
5.11.155.11.155.11.15Yapılan tüm bu kontrollerde aksi bir durum göze çarpmış,
numuneler zarar görmüş veya analizin sıhhati açısından herhangibir şüphe
uyandırmış ise durumdan yönetim haberdar edilir ve numuneler analize
alınmayarak gerekirse “Numune İade Tutanağı (Analiz Öncesi)” ile iade edilir.
Gelen talep doğrultusunda bu durum resmi yazı ile de bildirilir.
5.11.165.11.165.11.16Özel istek numunelerinde ve ihracat numunelerinde “Müşteriye
Hizmet Prosedürü” ne göre ücret tahsili ( özel istek numunelerinde
dilekçenin, ihracat numunelerinde ise üst yazının alt kısmına ücretinin
tahsil edildiğine dair sayman mutemedinin imzası alınır ) ve tüm
numunelerde “Kayıtların Kontrolü Prosedürü”ne göre evrak kayıt işlemleri
yapıldıktan sonra Numune Kabul ve Rapor Düzenleme Şefliği’ne havale edilen
numunelere ait evrakların burada “Genel Numune Kayıt Defteri” ne kaydı
yapılarak muayene ve analiz numarası verilir ve numune ambalajı üzerinde bu
numara belirtilir.
5.11.175.11.175.11.17Numunelere ait evraklarda bulunan bilgiler ve numune
üzerinde bulunan bilgilerde çelişki bulunmamalıdır.
5.11.185.11.185.11.18Talep edilen analizler doğrultusunda öncelikle
Mikrobiyolojik Analiz Laboratuvar Şefliği olmak üzere diğer laboratuvar
şefliklerine gerekli analizlerin yapılması için Müdür onayı ile “Numune
Bilgilendirme Formu” tanzim edilerek imza karşılığı teslim edilir. Numune
Bilgilendirme Formunda hangi analizlerin istendiği belirtilir. Özel istek
analizlerinde geçerli olmak üzere, analiz sonucunun değerlendirilmesi
istenmiş ve talep edilen analiz metodu yazılmış ise yine bu formda
belirtilir. Numune, analizlerin başlatılacağı ilk laboratuvar şefliğine bu
form ile birlikte gönderilir.
5.11.195.11.195.11.19Eğer numune(ler) az miktarda ise veya uygun şekilde ayrılma
imkanı yok ise diğer analiz(ler) numunenin uygun analiz koşullarını
taşıması durumu gözetilerek mikrobiyolojik analiz(ler) için numunenin
alınmasından sonraya ertelenir.
5.11.205.11.205.11.20Analizin yapılacağı laboratuvar şefliğine gelen numuneler
öncelikle “Bölüm Numune Kayıt Defteri” ne kaydedilir. Laboratuvar
şefliklerince yeterli analiz süresinde, uygun analiz metodu ve ilgili
mevzuatlara göre yapılan analizler sonucunda elde edilen bulgular “Analiz
Defteri” ne kaydedilir. Numuneler sonuç rapor edilinceye kadar
teknolojisinin gerektirdiği uygun koşullarda ( buzdolabı, oda sıcaklığı,
...vb. ) muhafaza edilir. Ardından bu sonuçlar “Analiz Sonuçları Bildirim
Formu” ile Numune Kabul ve Rapor Düzenleme Şefliği’ne gönderilir.
5.11.215.11.215.11.21Analiz(ler)in tamamlanmasından sonra “Analiz Sonuç Bildirim
Formu” ile gönderilen analiz sonuçlarının tamamı Numune Kabul ve Rapor
Düzenleme Şefliği’nde toplandıktan sonra sonuçlar “Muayene ve Analiz
Defteri” ne kaydı yapılır. Akabinde “Muayene ve Analiz Raporu ve Faaliyet
Raporu Hazırlama Talimatı”na göre “Muayene ve Analiz Raporu” tanzim
edilerek hazırlanan raporlar ilgililere iletilir.
5.11.225.11.225.11.22Deney numuneleri sonuçların raporlanmasından itibaren 15
gün, Numune Kabul ve Rapor Düzenleme Şefliği’nce uygun koşullarda saklanıp
daha sonra eğer analiz sonuçları uygun ise “Numune İmha Tutanağı” ile imha
edilir. Numunelerin imhası, oluşturulan Numune İmha Komisyonu tarafından
gerçekleştirilir. Numuneyi getirenler isterse bu süre içerisinde
analizlerden artakalan numuneleri “Numune İade Tutanağı (Analiz Sonrası)”
ile teslim alabilirler. Analiz sonuçları uygun olmayan numuneler iade
edilmez.
6.0 YETKİ
ve SORUMLULUKLAR
Bu
prosedür hükümlerinin uygulamasında laboratuvar yönetimi tarafından
görevlendirilen tüm bölüm çalışanları sorumludur.
7.0 ARŞİV
ve KAYITLAR
Tüm
kayıtlar; Doküman Kontrol Prosedürüne göre hazırlanır ve Kayıtların
Kontrolü Prosedürüne göre kayıt altına alınarak muhafaza edilir.
|
